Checklista inför eventet

Det är mycket att tänka på när man ska planera inför ett event. Därför har vi sammanställt en checklista med de punkter som kan vara bra att gå igenom för att vara väl förbered inför eventet. Lycka till med planeringen och ge järnet!

VAD?

Konkretisera syftet med eventet. Varför genomför vi detta och vad är det vi vill uppnå? En tydlig målsättning för att inte tappa fokus och styrfart.

VEM?

Till vem vänder sig eventet? Att veta vem eventet vänder sig till är oerhört viktigt, för att förstå vad som motiverar målgruppen och hur kommunikationen ska se ut. Om svaret på frågan är alla, bör man nog ta en vända till och försöka dela upp målgruppen i en primär och en sekundär uppdelning. En målgrupp med definition ”alla” är i princip ingen.

NÄR?

Sätt ett datum för eventet och var noggrann med tidpunkten. Gör en grundlig analys över vald dag så den inte stöter ihop med alltför många andra event, samt att det är en tidpunkt då ni tror att många i målgruppen har en ledig tid i kalendern.

VAR?

Här gäller det att bestämma allt från land, stad, lokal till specifikt rum. Det beror ju helt och hållet på vilken typ av event som arrangeras. Kanske är det till och med så att det krävs fler platser än en? Se till att vara ute i god tid för att boka upp de ställen som krävs för eventet.

HUR?

Det är nu det roliga börjar på riktigt och det är dags att låta kreativiteten flöda. Arbeta igenom listan så ni får ful koll på allt inför eventet.

EKONOMI

Den absolut viktigaste punkten inför ett event är att ha stenkoll på vilken ekonomi man har att röra sig med. Det är nämligen ekonomin som avgör alla kommande steg, i stort sett i alla fall. Se till att skriva upp alla intäkter och utgifter i en övergripande vy som sedan bokförs i detalj när arbetet börjar växa fram.

TEMA

Ska eventet ha en speciell inriktning med ett unikt tema? Färger, maskerad, ord, lekar eller liknande? Att ge eventet ett tema som hatt, randigt, rutigt, blått, cowboy, barn, manligt/kvinnligt eller varför inte 20-talet, kan skapa en helhet och en gemenskap för gästerna att samlas kring innan, under och efter eventet.

TONALITET

Här bestämmer ni vilken känsla ni vill att eventet ska ha. Modernt, coolt, varmt, hjärtligt, familjärt, inkluderande. Detta speglar ni sedan i temat, kommunikationen, dekorationen, dialogen och genomförandet. Det kan till och med vara så att tonaliteten avgör vem/vilka man väljer som underhållare och konferencier.

PERSONAL

Vilken personal behövs till eventet? Servitörer, kockar, garderobspersonal, städare, entrépersonal, fotograf, filmskapare? Finns det möjlighet att fråga vänner eller är det personal som behöver hyras in? Detta beror ju givetvis också på vilken budget och ekonomi eventet väntas hålla? När alla funktioner är på plats är det viktigt att se till att det finns schema och en tydlighet i vem som gör vad.

UNDERHÅLLNING

Kommer ni själva att hålla i taktpinnen eller kommer ni anlita en moderator? Ska det finnas musik eller annan underhållning? Är temat 70-talet så är det ju passande om musikvalet är detsamma. Även här gäller det att vara ute i god tid och boka upp den underhållning som eventet ska erbjuda.

SPONSORER

Har ni lagt ribban högt men saknar täckning för att få ihop ekonomin? Då kan det vara idé att fixa sponsorer till eventet. Se till att sponsorerna får ut något bra av att gå in som sponsorer, samtidigt som de hjälper till med finansieringen. Denna punkt bör ni komma igång med så snart som möjligt så ni känner till förutsättningarna.

MAT OCH DRYCK

Ska det serveras mat och dryck samt vilken möjlighet finns det att sitta ner för att äta? Buffé, plock eller servering? Om eventet inte har många sittplatser kan ett tips vara att använda mingeltallrikar med möjlighet att hänga dricksglaset på. Det finns flera varianter på marknaden och ett exempel är Åhléns Joan Partytallrik. Ett smidigt sätt att servera maten på för både er som arrangör och för deltagaren.

Länk till mingeltallriken

PROJEKTPLAN

Nu är många beslut som fattas och en projektplan bör arbetats fram. Om inte, så är det hög tid att se till att det finns en nu. Här ska varenda liten detalj skrivas ner och vem som ansvarar för vad med fasta tider och deadlines.

KOMMUNIKATION OCH MARKNADSFÖRING

Bilder, filmer, texter och kanske ljud behövs produceras för att det ska finnas material till marknadsföringen. I vilka kanaler ska ert event marknadsföras, och hur kan ni kombinera digitala kanaler som sociala medier, banners och hemsida med traditionell marknadsföring som broschyrer, inbjudningar och utskick? Kanske en aktivitet där ni involverar upplevelsemarknadsföring, det vill säga där deltagarna får uppleva något mer före eventet? Med fördel upprättar ni en publiceringsplan för att sprida ut kommunikationen vid rätt tidpunkt och kanal.

BILJETTER

Krävs det en biljett för att kunna besöka eventet eller är det en öppen inbjudan? Är det avgiftsbelagt eller kostnadsfritt? Behöver man anmäla sig eller är det bara att dyka upp? Flera aspekter att ta hänsyn till och som grundar sig i den planerade ekonomi. Tips! Med SajnUps bokningssystem kan ni enkelt fixa biljetter och ta emot anmälningar i ett och samma bokningssystem. (länk till skapa konto)

PRESS

”Stoppa pressarna” och berätta om vårt event! Är det så att eventet är av denna art behöver ni lägga en plan för vilka medier ni vill bearbeta och kontakta dessa vid flera olika tillfällen och på olika sätt. Kanske berätta att det är på gång och sedan när det är igång. Pressmeddelande, telefonsamtal och bearbetning är det som gäller här för att ha en chans att nå igenom.

UPPFÖLJNING

Blev det som vi tänkt oss och kunde vi uppfylla våra mål? Vilken känsla gav det och vad tyckte gästerna? Uppföljningen ska utvärdera de mål som har satts upp och samtidigt ge en bild över hur eventet egentligen gick. Det är därför målsättningen är så viktig för att kunna göra en rimlig utvärdering efteråt.